Quy định làm việc

 

 
PHẦN 1 – QUY ĐỊNH CHUNG
Thời gian làm việc: theo quy định của HVTC
Tinh thần làm việc: Đoàn kết - Chuyên nghiệp – Nhiệt tình
Mục tiêu: Mang lại nhiều lợi ích cho Sinh viên, đáp ứng yêu cầu
đào tạo chuẩn đầu ra mà HVTC đã công bố
▪ Tất cả các thành viên phải hiểu rõ về TT: các chương trình
      đào tạo, kế hoạch tuyển sinh…
▪ Cuộc họp toàn TT sẽ được tổ chức hàng tháng sau cuộc họp
giao ban (trừ tình huống đột xuất), còn lại khi có các vấn đề cần
giải quyết thống nhất sẽ họp giữa lãnh đạo TT và các nhóm trưởng.
 Bộ phận hành chính sẽ ghi chép biên bản các cuộc họp
▪ Các nhóm trưởng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo TT về hoạt động
của nhóm, phân công thực hiện và kiểm tra các thành viên theo quy định được giao
▪ Các thành viên tự chịu trách nhiệm trước nhóm trưởng và lãnh đạo TT về
 công việc được phân công
▪ Tổ công Đoàn thực hiện đời sống mọi người về hiếu, hỷ và sinh nhật…
▪ Gọi điện thoại công việc chung phải ghi vào danh sách đăng ký
▪ Các vi phạm hoặc thành tích của các thành viên sẽ là căn cứ để bình
xét thi đua và khen thưởng khác
▪ Thực hiện kiêm nhiệm thêm các công việc khác theo phân công của lãnh đạo TT
▪ Mọi giao dịch đều phải sử dụng mẫu giấy đã thiết kế và email của CFI 
 
                                  DANH SÁCH CÁN BỘ TRUNG TÂM
 

STT
HỌ VÀ TÊN
NGÀY SINH
SĐT
Email
1
Chúc Anh Tú
 
 
2
Trương Thị Vân Lý
08/04/1972
0914861511
3
Ngô Hải
14/09/1980
01278088112
0903445861
4
La Thị Thuý Hằng
08/01/1987
0987393008
0902090818
5
Nguyễn Văn Kim
13/10/1983
0979969606
6
Nguyễn Bá Thịnh
30/08/1989
0989771582
nguyenbathinh.cfi@gmail.com
7
Nguyễn Thị Mai Anh
11/06/1987
0982110677
keongot11677@yahoo.com
8
Nguyễn Thị Thu
25/11/1979
0917796664
thunguyen79@gmail.com
 9
 Trần Thị Hoa
09/03/1990 
 0934677547
 swflower722@gmail.com
 

PHẦN 2 – NỘI DUNG LÀM VIỆC CÁC NHÓM
1. NHÓM ĐÀO TẠO - TUYỂN SINH

TT
Nội dung công việc
Yêu cầu
 
Thời gian thực hiện
Chế độ
báo cáo
Chế độ
kiểm tra
 
TUYỂN SINH
1
Chuẩn bị Thẻ, sổ sách liên quan
 
 
 
 
2
Tuyển sinh
Thái độ vui vẻ, hoà nhã, nắm rõ các chương trình đào tạo của CFI
 
 
 
2.1
Tư vấn tuyển sinh
(phải có chương trình của các khoá học này, học phí)
- Giới thiệu cho SV khóa học mà SV quan tâm:
+ Chương trình, thời lượng học, thời gian học
+ Hỗ trợ của Học viện, Ưu đãi của Trung tâm
+ Chứng chỉ được cấp
+ Giá tiền
+ Các vấn đề khác
- Giới thiệu các khóa học khác hiện có hoặc dự kiến triển khai trong thời gian tới (đặc biệt là các SV chưa đăng ký học theo khóa học trên)
Hàng ngày
Trước + sau đợt tuyển sinh
Thường xuyên
2.2
Hướng dẫn học viên đăng ký học
- Cho SV ghi tên và các tiêu chí cần thiết vào sổ tuyển sinh/sổ thu tiền
- Thu tiền
- Viết thẻ cho sinh viên
- Phát thẻ cho sinh viên
- Thông báo cho SV thời gian, địa điểm lớp học hoặc thời gian, địa điểm tập trung khai giảng
 
 
 
3
Duyệt danh sách lớp học
 
- Kiểm tra danh sách đăng ký trong sổ tuyển sinh
- Làm rõ các thông tin (nếu cần)
- Tư vấn cho sinh viên nếu phải ghép lớp, chuyển lớp
- Chuyển danh sách SV đăng ký chính thức sang bộ phận đào tạo để lên danh sách lớp học
Ngày cuối cùng của đợt tuyển sinh
 
 
4
Thay đổi về thời gian học
- Kiểm tra danh sách tuyển sinh khóa học và các khóa khác có liên quan.
- Dự kiến các phương án ghép lớp, hoãn khai giảng lớp học, Báo cáo lãnh đạo TT phê duyệt các phương án giải quyêt
+ Ghép lớp: gọi điện thoại tư vấn cho SV về việc ghép lớp, thông báo thời gian, địa điểm học của lớp mới
- Hoãn khai giảng: Gọi điện thoại báo cho SV việc hoãn khai giảng, thời gian dự kiến khai giảng và các thông tin khác
1 ngày trước khi khai giảng lớp học
 
 
5
Cấp phát chứng chỉ
 
- Soạn quyết định trình Giám đốc công nhận kết quả học tập và cấp chứng chỉ cho học viên
- In (viết chứng chỉ)
- Trình ký, đóng dấu
- Tổ chức phát chứng chỉ cho học viên (bế giảng/phát tại phòng tuyển sinh)
 
 
 
 
TÀI CHÍNH
1
Quản lý thẻ học
 
 
 
 
2
Giao nhận thẻ hoc
 
- Cán bộ tuyển sinh nhận thẻ học ghi rõ số lượng thẻ học mỗi loại
- Kết thúc đợt tuyển sinh:
+ Kiểm kê thẻ: ghi rõ số lượng thẻ đã phát ra, số thẻ SV trả lại, số thẻ ghi nhầm, số thẻ còn lại
 
 
 
3
Giao nhận tiền
 
- Hàng ngày (16h00) cán bộ tuyển sinh lập bảng kê và nộp tiền cho thủ quỹ (theo mẫu sổ có ký nhận)
- Cuối đợt tuyển sinh: kiểm kê số thẻ và số tiền
 
 
 
4
Thanh toán
 
- Lập bảng thanh toán (tạm ứng và thanh toán) cho GV giảng
- Lập dự toán các lớp học
- Làm hồ sơ và thanh quyết toán với HV
- Cán bộ TT làm tờ đề nghị thanh toán trình lãnh đạo TT phê duyệt
- Chuyển qua bộ phận tài chính nhận tiền
- Các khoản chi tiêu phải có chứng từ hợp lệ (hóa đơn đỏ)
 
 
 
5
Báo cáo quỹ
Hàng tháng hoặc khi lãnh đạo yêu cầu
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ĐÀO TẠO
TT
Công việc cần làm
Phương thức thực hiện
1
Lập kế hoạch tuyển sinh
- Căn cứ vào lịch đào tạo của nhà trường áp dụng cho các khóa học (năm 1, năm 2, năm 3 và năm cuối)
- Thường xuyên liên hệ với phòng đào tạo của nhà trường để nắm bắt được lịch thi của sinh viên nếu có sự thay đổi để có thể kịp thời thay đổi, bổ sung vào lịch tuyển sinh.
- Dán các bảng tuyển sinh các tài liệu
2
Liên hệ các nhóm
- Lên lịch tuyển sinh chuyển cho nhóm PR và thảo luận với nhóm PR về phương pháp, tình hình tuyển sinh và các nhóm khác nắm bắt tình hình tuyển sinh của Trung tâm.
3
Sắp xếp hội trường
- Liên hệ với Ban quản trị thiết bị để mượn hội trường học và thi
4
Chuẩn bị tài liệu học và thi cho sinh viên
- Theo dõi lịch học của các lớp trong Trung tâm và chuẩn bị tài liệu: (làm CD, biên tập tài liệu, post web tài liệu…)
6
Lập danh sách giảng viên
- Lập danh sách giảng viên gồm: bộ môn, họ và tên, số điện thoại liên hệ, email; mời giảng viên, theo dõi giảng viên
7
Phát phiếu điều tra cho sinh viên
- Lập bảng câu hỏi điều tra, in và photo và phối hợp với người trực để phát cho sinh viên và thu thập kết quả
8
Lập danh sách lớp học
 
- Nhận sổ tuyển sinh từ bộ phận tuyển sinh
- Lập danh sách lớp học (theo mẫu)
- Chuyển danh sách cho giáo viên giảng (1 ngày trước khi khai giảng lớp học
Ngày 1 của khóa học)
9
Hoàn chỉnh danh sách:
 
- Bổ sung danh sách (nếu có SV đăng ký muộn)
- Lập danh sách chính thức lưu tại phòng tuyển sinh
- Chuyển danh sách chính thức cho giáo viên
- Lập danh sách phát tài liệu cho sinh viên (đầy đủ các tiêu chi cần thiết : Họ tên,ngày tháng năm sinh, nơi sinh) để sinh viên đối chiếu và ký xác nhận
(Buổi học thứ 3 của khóa học)
10
Quản lý điểm và tổ chức thi
 
- Bộ phận đào tạo yêu cầu giáo viên giảng chuyển bảng điểm kiểm tra
- Thông báo phòng thi
11
Lập danh sách phòng thi
- Lập danh sách phòng thi theo kế hoạch
- Thông báo phòng thi
12
Chuẩn bị cho kỳ thi
- Lên danh sách giáo viên coi thi, tập huấn cán bộ coi thi
- Đề xuất mời giáo viên ra đề thi
- Chuẩn bị ấn phẩm cho kỳ thi
- 3 buổi trước khi kết thúc lớp học nhắc học viên nộp ảnh + tiền
13
Tổ chức thi
- Tổ chức thi: Chuẩn bị hội trường, phân công phòng thi
- Nhận bài thi và các ấn phẩm có liên quan (lưu ý kiểm tra các tiêu chí trên bảng điểm)
14
Tổ chức chấm thi
- Tổ chức chấm thi
- Nhận bảng điểm (lưu ý kiểm tra các tiêu chí trên bảng điểm)
 
 

 
NỘI DUNG TRỰC

Thời gian
Nội dung
Đến sớm ít nhất trước 15p
- Nhận tài liệu, chìa khoá Đài tại phòng Tuyển sinh, có thời khoá biểu và danh sách các lóp
- Bật điện phòng tuyển sinh và 301
- Lên Phòng nước giáo viên Tầng 2 để nhận chìa khoá và điều khiển máy chiếu.
- Mang chìa khoá Đài, Chìa khoá và điều khiển Máy chiếu lên Phòng nước giáo viên Tầng 3 - Phòng 303.
- Phát cho giáo viên chìa khoá Đài, chìa khoá và điều khiển Máy chiếu
- Mở tài liệu cho gv nước ngoài
- Phát tài liệu cho sinh viên (nếu có)
Nghỉ giữa giờ
 
- Mời nước gv
- Hỏi giáo viên tình hình lớp học và có ý kiến giáo viên tình hình học tập trong ngày.
Kết thúc buổi
- Thu lại chìa khoá Đài, chìa khoá và điều khiển Máy chiếu đã phát cho giáo viên.
- Mang chìa khoá Máy chiếu và điều khiển Máy chiếu giao lại Phòng nước Giáo viên (Phòng nước A1), chìa khoá Đài mang về Phòng Tuyển Sinh.
Ghi nhật ký trực: các vấn đề phát sinh (nếu có), tình hình sinh viên các lớp. Bàn giao lại lại nhóm đào tạo vào buổi sáng hôm sau vào lúc 8g30

 
2. NHÓM PR - SỰ KIỆN

Trong trường
Ngoài trường
- Tích cực tham gia các hoạt động của các CLB, quảng bá hình ảnh Trung tâm.
- Xuống văn phòng khoa giới thiệu về nội dung các đợt tuyển sinh của TT.
- Gặp gỡ Đoàn thanh niên
- Gặp gỡ hội sinh viên (chủ tịch hội sv).
- Gặp các câu lạc bộ sv trong trường (Chủ nhiệm các câu lạc bộ).
- Gặp gỡ trên thư viện.
- Gửi công văn tới các lớp thông qua đường công văn, các hộp thư, web, báo.
- Gặp gỡ và giao lưu, Tập đoàn, Doanh nghiệp (qua con đường Email, address).
- Đoàn thanh niên (bí thư, phó BT)
- Hội sinh viên (chủ tịch hội sv)
- Phát tờ rơi giới thiệu các đợt tuyển sinh.
- Tiếp cận các DN qua đường công văn, đưa web các hiệp hội, DN.
- Làm cầu nối với DN, SV (giới thiệu việc làm, hiệp hội…), tổ chức các buổi tiệc giao lưu về nghề nghiệp và vấn đề tuyển dụng.
 
- Up web HVTC giới thiệu về các đợt tuyển sinh
- Up web Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học, HVTC
- Forum các trường với các nick khác nhau
- Các banner quảng cáo của CFI.
 
Lo về cơ sở vật chất, thiết kế, trình bày trong TT
 
Chuẩn bị các buổi sự kiện của CFI:
- Lên chương trình
- Chuẩn bị các tài liệu, hội trường, chụp ảnh…
Chuẩn bị và phát các công văn tuyển sinh đến các lớp học
 
Nhắn tin qua các sđt đã có hoặc gửi group các nhóm sv có địa chỉ email (sv đã học, sinh viên đăng ky)
 
Công văn đến các tổ chức bên ngoài để giới thiệu các khoá học
 
Công văn đến các tổ chức bên ngoài để mời quảng cáo web và dịch vụ giới thiệu thực tập, việc làm
 
Liên kết xây dựng đội ngũ marketing ruột của CFI
 
Hoàn thiện web của CFI
 
Phối hợp với khoa hệ thống thông tin kinh tế biên soạn giáo trình Tin học ứng dụng trình độ B
 
Tìm hiểu, liên kết đào tạo chứng chỉ tin học quốc tế
 
Liên lạc với các tổ chức bên ngoài để đặt web
 
Liên kết đào tạo dịch vụ
 
Xây dựng đội ngũ giáo viên và chuyển thông tin cho nhóm đào tạo
 
Thiết kế các tờ rơi tuyển sinh, thẻ và sổ tuyển sinh
 

 
                                                                          TT NGOẠI NGỮ - TIN HỌC
Facebook

 

Hỗ trợ trực tuyến

Admin

Admin

Tư vấn tuyển sinh B6

Tư vấn tuyển sinh B6

Tư vấn tuyển sinh B7

Tư vấn tuyển sinh B7

Tư vấn tuyển sinh B6

Tư vấn tuyển sinh B6

Tư vấn tuyển sinh 301

Tư vấn tuyển sinh 301

Quản lý đào tạo 1

Quản lý đào tạo 1

Quản lý đào tạo 2

Quản lý đào tạo 2

Quản lý đào tạo 3

Quản lý đào tạo 3

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện

LIÊN KẾT

  

   
 
       

           

-------------------------------------------------

           

-----------------------------------------------

           

           

------------------------------------------------- 

                      ICAEW